Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.
Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.
Richtlijnen:
- Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
- Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
- Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
- Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
- Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
- Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen. Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
- Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
- Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
- Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
- Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-mail domein. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/
Tools:
Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:
(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)
rev. 20230215